Portal Funduszy Europejskich

Koszty pośrednie w praktyce w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rybactwa na lata 2021 - 2027 

Uproszczone metody rozliczania kosztów, to kwoty lub wartości procentowe, które stanowią przybliżenie faktycznych (rzeczywistych) kosztów kwalifikowalnych poniesionych w praktyce podczas realizacji operacji. W związku z tym stanowią one alternatywną metodę refundacji kosztów kwalifikowalnych operacji, w przeciwieństwie do metody tradycyjnej, w ramach której refundowane są koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta i zapłacone oraz potwierdzone fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej wraz dowodami zapłaty.

Koszty te są traktowane przy rozliczeniach tak samo jak wydatki refundowane na podstawie opłaconych faktur lub innych dokumentów księgowych, inny jest jedynie sposób ich wykazywania oraz rozliczania przez Beneficjenta. Tym samym, w ramach kosztów pośrednich stosowany jest montaż finansowy analogiczny jak dla kosztów bezpośrednich, czyli kwota kwalifikowalnych kosztów pośrednich dzielona jest na wkład własny Beneficjenta i na kwotę dofinansowania. 

Z uwagi na ich ryczałtowy charakter, koszty pośrednie nie mogą być rozliczane na podstawie faktur ani innych dokumentów księgowych, nie wymagają przedkładania dowodów zapłaty oraz są rozliczane wyłącznie jako procentowy ryczałt od kosztów bezpośrednich. Oznacza to, że Beneficjent nie składa żadnych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie kosztów pośrednich, a jedynie wykazuje ich należną kwotę wyliczoną zgodnie z zasadami ryczałtu. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Powyższe oznacza również, że dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich nie podlegają kontroli podczas weryfikacji wniosków o płatność czy kontroli na miejscu.

Przykład:

Aby lepiej zobrazować, jak koszty pośrednie wyliczane są w praktyce, wskażmy je na konkretnym przykładzie, przy założeniu hipotetycznej umowy o dofinansowanie, w ramach której przewidziano łączną kwotę bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych w wysokości 200 000,00 zł i poziomie dofinansowania 50%:

Koszty kwalifikowalne bezpośrednie = 200 000,00 zł

Dofinansowanie kosztów bezpośrednich = 100 000,00 zł (50% kosztów bezpośrednich)

Kwalifikowalne koszty pośrednie = 14 000,00 zł (7% z kosztów kwalifikowalnych bezpośrednich)

Dofinansowanie kosztów pośrednich = 7 000,00 zł (50% z kwalifikowalnych kosztów pośrednich) 

Tym samym, maksymalne dofinansowanie kosztów pośrednich w tym projekcie wynosi 7 000,00 zł. Dofinansowanie w maksymalnej wysokości zostanie przyznane w przypadku zatwierdzenia w składanych przez Beneficjenta wnioskach o płatność pełnej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zawartej umowy. W przypadku zrealizowania kosztów bezpośrednich w mniejszej wysokości, obniżone zostaną również wypłacone koszty pośrednie, np.:

Koszty kwalifikowalne bezpośrednie = 180 000,00 zł (np. ARiMR nie uznała za kwalifikowalne jednego zamówienia, „obcinając” Beneficjentowi 20 000,00 zł)

Dofinansowanie kosztów bezpośrednich = 90 000,00 zł (50% kosztów bezpośrednich)

Kwalifikowalne koszty pośrednie = 12 600,00 zł (7% z kosztów kwalifikowalnych bezpośrednich)

Dofinansowanie kosztów pośrednich = 6 300,00 zł (50% z kwalifikowalnych kosztów pośrednich) 

W takim przykładzie ostatecznie wypłacona Beneficjentowi kwota dofinansowania kosztów pośrednich zostanie obniżona do 6 300,00 zł, co będzie odpowiadało takiej samej kwocie wydatków ze środków własnych Beneficjenta. 

ARiMR nie będzie  dokonywać weryfikacji poniesienia kosztów pośrednich deklarowanych przez Beneficjenta na podstawie faktur ani żadnych innych dowodów potwierdzających ich poniesienie. Sprawdzenie, czy beneficjent dokonał prawidłowego rozliczenia kosztów pośrednich we wniosku o płatność polega jedynie na zweryfikowaniu, czy Beneficjent prawidłowo wyliczył przysługujące mu koszty pośrednie mnożąc % stawki ryczałtowej x rozliczane koszty bezpośrednie.  

Tym samym, nie będzie również weryfikowane przez ARiMR, czy Beneficjent poniósł w rzeczywistości koszty pośrednie w wysokości wyższej lub niższej niż przedstawiona powyżej. Wypłata  dofinansowania w tym zakresie następuje w oparciu o zatwierdzone wydatki bezpośrednie. W przedstawionym przykładzie, Beneficjent otrzyma dofinansowanie kosztów pośrednich w wysokości 6 300,00 zł zarówno w przypadku, gdy w rzeczywistości wydatki na ten cel wyniosły 10 000,00 zł jak i 5 000,00 zł. W ten sam sposób w ramach kosztów pośrednich zostanie przez ARiMR zatwierdzony również wkład własny Beneficjenta.

Jedyny przypadek, w którym ARiMR w jakikolwiek sposób będzie weryfikować wydatki poniesione na koszty pośrednie, ma miejsce, gdy Beneficjent zdecyduje się pokryć całość albo część dofinansowania kosztów pośrednich z przyznanej zaliczki.

W takim przypadku również nie będą weryfikowane faktycznie poniesione wydatki, jednak zgodnie z § 5 Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 10 października 2023 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu wniosków o płatność i terminów ich składania w ramach programu finansowanego z udziałem środków Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, w przypadku, gdy umowa o dofinansowanie przewiduje wypłatę zaliczki w kilku transzach, wypłata drugiej transzy i kolejnych transz następuje po przedstawieniu wykazu dokonanych wydatków wraz z wyciągiem z rachunku do obsługi zaliczek, ze wskazaniem, które wydatki dotyczą kosztów pośrednich.

Wersja obowiązująca od 13 września 2025 roku

Koszty pośrednie mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli są niezbędne do realizacji danej operacji, ale nie są bezpośrednio związane z osiągnięciem jej celu. Maksymalną wysokość takich kosztów określa stawka ryczałtowa, wyrażona procentową wartością kosztów kwalifikowalnych bezpośrednio związanych z realizacją operacji. Co do zasady wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji.

Wyliczając kwotę pomocy z tytułu kosztów pośrednich, stosuje się odpowiednią dla danej operacji stawkę intensywności pomocy, zgodnie z art. 41 rozporządzenia EFMRA oraz przepisami rozporządzeń wykonawczych do ustawy EFMRA.

Prawidłowo wyliczona kwota kosztów pośrednich stanowi wynik pomnożenia: stawka ryczałtowa x stawka intensywności pomocy x kwota rozliczanych kosztów bezpośrednich.

Przy tym należy pamiętać, że w przypadku Priorytetu 1. w działaniach, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 7–10 i 11 w zakresie operacji, o której mowa w § 32 pkt 3, tj.: działań:

• Trwałe zaprzestanie działalności połowowej;
• Tymczasowe zaprzestanie działalności połowowej;
• Kontrola i egzekwowanie przepisów wspólnej polityki rybołówstwa;
• Gromadzenie danych rybackich;
• Ochrona środowiska naturalnego i zmniejszenie wpływu działalności rybackiej na środowisko w zakresie operacji dotyczącej rekompensowania szkód wyrządzonych w połowach przez ssaki morskie,

do kosztów kwalifikowalnych nie zalicza się kosztów pośrednio związanych z realizacją celu operacji. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w działaniu Gromadzenie danych rybackich, zgodnie z § 31 ust. 3 rozporządzenia do Priorytetu 1, istnieje możliwość finansowania na podstawie stawek ryczałtowych kosztów pośrednich operacji w wysokości określonej w art. 54 lit. b rozporządzenia 2021/1060, tj.: do 15 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu, w którym to przypadku państwo członkowskie nie jest zobowiązane do dokonania obliczeń w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie. 

W przypadku Priorytetu 2., pomoc dotyczącą kosztów pośrednio związanych z realizacją celu operacji przyznaje się w wysokości nie większej niż:

1. 20 000 zł – w przypadku działania Kapitał ludzki w zakresie grupy operacji szkolenia i konferencje dotyczące organizacji cyklicznych szkoleń lub konferencji o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym, organizacji szkoleń lub konferencji innych niż cykliczne szkolenia lub konferencje o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym oraz realizacji programów doradczych, a także działania Świadomy konsument;
2. 100 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 4 000 000 zł;
3. 200 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji powyżej 4 000 000 zł, ale nieprzekraczających 6 000 000 zł;
4. 300 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji powyżej 6 000 000 zł;

Do kosztów pośrednich w ramach ww. Priorytetów można zaliczyć m.in.:

• przygotowanie przez wnioskodawcę dokumentacji technicznej operacji, w szczególności kosztorysów, projektów technologicznych i architektoniczno-budowlanych, dokumentacji geologicznej lub hydrologicznej, wypisów i wyrysów z katastru nieruchomości;
• koszty nadzoru inwestorskiego, autorskiego, urbanistycznego lub konserwatorskiego, związane z kierowaniem robotami budowlanymi;
• koszty przygotowania biznesplanu;
• koszty nadzoru, koordynacji i realizacji projektu w ramach realizacji operacji;
• koszty zarządu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń;koszty obsługi prawnej, w tym dotyczące prowadzenia procedury zamówień publicznych realizowanej operacji;
• koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu przez biuro rachunkowe);
• koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne, za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków, opłaty za wywóz odpadów komunalnych);
• wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu odrębnego rachunku płatniczego;
• opłaty za koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich, koszty usług oraz artykułów piśmienniczych;
• koszty ochrony;
• koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środków czystości, dezynsekcji, dezynfekcji, deratyzacji tych pomieszczeń.

Ponadto należy pamiętać, że koszty pośrednie mogą zostać rozliczane jedynie w formie ryczałtowej i nie mogą zostać przedstawione do refundacji na podstawie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty.

Wersja archiwalna -  obowiązująca od 20 maja 2025 roku

Koszty pośrednie mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli są niezbędne do realizacji danej operacji, ale nie są bezpośrednio związane z osiągnięciem jej celu. Maksymalną wysokość takich kosztów określa stawka ryczałtowa, wyrażona procentową wartością kosztów kwalifikowalnych bezpośrednio związanych z realizacją operacji. Co do zasady wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji.

Przy tym należy pamiętać, że w przypadku Priorytetu 1 w ramach działań, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 7–10 i 11 w zakresie operacji, o której mowa w § 32 pkt 3, tj.: działań:

• Trwałe zaprzestanie działalności połowowej;
• Tymczasowe zaprzestanie działalności połowowej;
• Kontrola i egzekwowanie przepisów wspólnej polityki rybołówstwa;
• Gromadzenie danych rybackich;
• Ochrona środowiska naturalnego i zmniejszenie wpływu działalności rybackiej na środowisko w zakresie operacji dotyczącej rekompensowania szkód wyrządzonych w połowach przez ssaki morskie,

do kosztów kwalifikowalnych nie zalicza się kosztów pośrednio związanych z realizacją celu operacji. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w ramach działania Gromadzenie danych rybackich, zgodnie z § 31 ust. 3 rozporządzenia do Priorytetu 1, istnieje możliwość finansowania na podstawie stawek ryczałtowych kosztów pośrednich operacji w wysokości określonej w art. 54 lit. b rozporządzenia 2021/1060, tj.: do 15 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu, w którym to przypadku państwo członkowskie nie jest zobowiązane do dokonania obliczeń w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie.

W przypadku Priorytetu 2 wysokość tej stawki zależna jest od wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji, w wysokości nie większej niż:

1. 20 000 zł – w przypadku działania Kapitał ludzki w zakresie grupy operacji: szkolenia i konferencje dotyczące organizacji cyklicznych szkoleń lub konferencji o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym, organizacji szkoleń lub konferencji innych niż cykliczne szkolenia, lub konferencje o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym oraz realizacji programów doradczych, a także działania Świadomy konsument;
2. 100 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 4 mln zł;
3. 200 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 6 mln zł;
4. 300 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych powyżej 6 mln zł. 

Do kosztów pośrednich w ramach ww. Priorytetów można zaliczyć m.in.:

• przygotowanie przez wnioskodawcę dokumentacji technicznej operacji, w szczególności kosztorysów, projektów technologicznych i architektoniczno-budowlanych, dokumentacji geologicznej lub hydrologicznej, wypisów i wyrysów z katastru nieruchomości;
• koszty nadzoru inwestorskiego, autorskiego, urbanistycznego lub konserwatorskiego, związane z kierowaniem robotami budowlanymi;
• koszty przygotowania biznesplanu;
• koszty nadzoru, koordynacji i realizacji projektu w ramach realizacji operacji;
• koszty zarządu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń;
• koszty obsługi prawnej, w tym dotyczące prowadzenia procedury zamówień publicznych realizowanej operacji;
• koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu przez biuro rachunkowe);
• koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne, za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków, opłaty za wywóz odpadów komunalnych);
• wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu odrębnego rachunku płatniczego;
• opłaty za koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich, koszty usług oraz artykułów piśmienniczych;
• koszty ochrony;
• koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środków czystości, dezynsekcji, dezynfekcji, deratyzacji tych pomieszczeń.

Ponadto należy pamiętać, że koszty pośrednie mogą zostać rozliczane jedynie w formie ryczałtowej i nie mogą zostać przedstawione do refundacji na podstawie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty.

Wersja archiwalna

Koszty pośrednie mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli są niezbędne do realizacji danej operacji, ale nie są bezpośrednio związane z osiągnięciem jej celu. Maksymalną wysokość takich kosztów określa stawka ryczałtowa, wyrażona procentową wartością kosztów kwalifikowalnych bezpośrednio związanych z realizacją operacji. Co do zasady wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji. W przypadku Priorytetów 1 i 2 wysokość tej stawki zależna jest od wartości kosztów kwalifikowalnych.

• dla Priorytetu 1 wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji, w wysokości nie większej niż:

1. 100 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych tej operacji nieprzekraczających 4 mln zł;
2. 200 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych tej operacji powyżej 4 mln zł. 

• dla Priorytetu 2 wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji, w wysokości nie większej niż:

1. 20 000 zł – w przypadku działania Kapitał ludzki w zakresie grupy operacji szkolenia i konferencje dotyczące organizacji cyklicznych szkoleń lub konferencji o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym, organizacji szkoleń lub konferencji innych niż cykliczne szkolenia, lub konferencje o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym oraz realizacji programów doradczych, a także działania Świadomy konsument;
2. 100 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 4 mln zł;
3. 200 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 6 mln zł;
4. 300 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych powyżej 6 mln zł.

Do kosztów pośrednich w ramach ww. priorytetów można zaliczyć m.in.

• przygotowanie przez wnioskodawcę dokumentacji technicznej operacji, w szczególności kosztorysów, projektów technologicznych i architektoniczno-budowlanych, dokumentacji geologicznej lub hydrologicznej, wypisów i wyrysów z katastru nieruchomości;
• koszty nadzoru inwestorskiego, autorskiego, urbanistycznego lub konserwatorskiego, związane z kierowaniem robotami budowlanymi;
• koszty przygotowania biznesplanu;
• koszty nadzoru, koordynacji i realizacji projektu w ramach realizacji operacji;
• koszty zarządu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń;
• koszty obsługi prawnej, w tym dotyczące prowadzenia procedury zamówień publicznych realizowanej operacji;
• koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu przez biuro rachunkowe);
• koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne, za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków, opłaty za wywóz odpadów komunalnych);
• wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu odrębnego rachunku płatniczego;
• opłaty za koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich, koszty usług oraz artykułów piśmienniczych;
• koszty ochrony;
• koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środków czystości, dezynsekcji, dezynfekcji, deratyzacji tych pomieszczeń.

Ponadto należy pamiętać, że koszty rozliczane w ramach projektu ryczałtem jako koszty pośrednie, nie mogą zostać wskazane przez beneficjenta również jako koszty bezpośrednie, co powodowałoby podwójne finansowanie wydatków.