Koszty pośrednie mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli są niezbędne do realizacji danej operacji, ale nie są bezpośrednio związane z osiągnięciem jej celu. Maksymalną wysokość takich kosztów określa stawka ryczałtowa, wyrażona procentową wartością kosztów kwalifikowalnych bezpośrednio związanych z realizacją operacji. Co do zasady wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji. W przypadku Priorytetów 1 i 2 wysokość tej stawki zależna jest od wartości kosztów kwalifikowalnych.
- dla Priorytetu 1 wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji, w wysokości nie większej niż:
1) 100 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych tej operacji nieprzekraczających 4 mln zł;
2) 200 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych tej operacji powyżej 4 mln zł.
- dla Priorytetu 2 wysokość stawki ryczałtowej kosztów pośrednich wynosi do 7% wartości kosztów kwalifikowalnych operacji bezpośrednio związanych z realizacją celu tej operacji, w wysokości nie większej niż:
1) 20 000 zł – w przypadku działania Kapitał ludzki w zakresie grupy operacji szkolenia i konferencje dotyczące organizacji cyklicznych szkoleń lub konferencji o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym, organizacji szkoleń lub konferencji innych niż cykliczne szkolenia, lub konferencje o zasięgu co najmniej ogólnokrajowym oraz realizacji programów doradczych, a także działania Świadomy konsument;
2) 100 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 4 mln zł;
3) 200 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych operacji nieprzekraczających 6 mln zł;
4) 300 000 zł – w przypadku wartości kosztów kwalifikowalnych powyżej 6 mln zł.
Do kosztów pośrednich w ramach ww. priorytetów można zaliczyć m.in.
- przygotowanie przez wnioskodawcę dokumentacji technicznej operacji, w szczególności kosztorysów, projektów technologicznych i architektoniczno-budowlanych, dokumentacji geologicznej lub hydrologicznej, wypisów i wyrysów z katastru nieruchomości;
- koszty nadzoru inwestorskiego, autorskiego, urbanistycznego lub konserwatorskiego, związane z kierowaniem robotami budowlanymi;
- koszty przygotowania biznesplanu;
- koszty nadzoru, koordynacji i realizacji projektu w ramach realizacji operacji;
- koszty zarządu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń;
- koszty obsługi prawnej, w tym dotyczące prowadzenia procedury zamówień publicznych realizowanej operacji; koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu przez biuro rachunkowe);
- koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne, za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków, opłaty za wywóz odpadów komunalnych);
- wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu odrębnego rachunku płatniczego;
- opłaty za koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich, koszty usług oraz artykułów piśmienniczych;
- koszty ochrony;
- koszty sprzątania pomieszczeń, w tym środków czystości, dezynsekcji, dezynfekcji, deratyzacji tych pomieszczeń.
Ponadto należy pamiętać, że koszty rozliczane w ramach projektu ryczałtem jako koszty pośrednie, nie mogą zostać wskazane przez beneficjenta również jako koszty bezpośrednie, co powodowałoby podwójne finansowanie wydatków.