2.4 Organizacje producentów

Pytanie 1

Czy łączna kwota pomocy, o którą może ubiegać się uznana organizacja producentów w ramach naboru wniosków o dofinansowanie w zakresie przygotowania i wdrażania planów produkcji i obrotu za lata 2023 i 2024 (tj. 12% średniej rocznej wartości produkcji wprowadzonej do obrotu przez wszystkich członków uznanej organizacji producentów lub uznanego związku organizacji producentów z trzech lat kalendarzowych poprzedzających rok, na który ma być przyznana pomoc) może zostać wykorzystana na działania związane z przygotowaniem i wdrażaniem planu produkcji i obrotu na rok 2024, w związku z ogłoszeniem naboru po zakończeniu roku 2023, a więc po zakończeniu wdrażania jednego z planów objętych dofinansowaniem w ramach tego naboru?

Plany produkcji, nawet te wieloletnie, przygotowuje się w taki sposób, aby wyszczególnić wszystkie działania planowane w danym roku połowowym.

Ponadto rozporządzenie w sprawie Priorytetu 2 (1) wskazuje, że w obliczeniach kwoty pomocy uwzględnia się liczbę członków uznanej organizacji producentów ustaloną według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku.

Mając na uwadze powyższe limit pomocy na przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu oblicza się osobno, odpowiednio dla każdego roku, którego dany plan dotyczy.

Pytanie 2

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie Priorytetu 2 (1) pomoc przyznaje się na realizację operacji zgodnie z zachowaniem konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców – w przypadku gdy ten tryb ma zastosowanie.

Jakie są warunki zachowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców dla operacji realizowanych w ramach działania Organizacje producentów w zakresie operacji przygotowania i wdrażania planów produkcji i obrotu? 

Do czasu opublikowania jako obowiązujących wytycznych Instytucji Zarządzającej, określających zasady zachowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rybactwa, beneficjenci tego programu stosują Zasady konkurencyjnego wyboru wykonawców w ramach Programu Operacyjnego „Rybactwo i Morze” z dnia 21 września 2023 r.

Pytanie 3

Czy do zakresu operacji polegającej na przygotowaniu i wdrażaniu planów produkcji i obrotu finansowanego na podstawie stawek jednostkowych w wysokości 6680 zł za miesiąc pracy jednej osoby, jednak nie więcej niż 360 720 zł rocznie stosuje się zasady zachowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców? 

Zgodnie z § 19 ust. 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie Priorytetu 2 (1) pomoc na przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu przyznaje się w formie finansowania na podstawie stawek jednostkowych w wysokości 6680 zł za miesiąc pracy jednej osoby, jednak nie więcej niż 360 720 zł.

Oznacza to, że przedmiotowe finansowanie dotyczy zakresu operacji związanego z wykonywaniem pracy w uznanej organizacji producentów przez osoby przygotowujące i wdrażające plany produkcji i obrotu.

Do takiego zakresu przedmiotowych operacji nie stosuje się zasad zachowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców.

Pytanie 4 

Jaki jest dzień ostatecznej kwalifikowalności kosztów w ramach naboru dla poszczególnych lat wdrażania planów 2023 i 2024, czy jest to dzień złożenia sprawozdania z wykonania danego planu, tj. dla roku 2023 dzień w którym mija 7-y tydzień od zakończenia wdrażania planu produkcji i obrotu czyli 19 luty 2024?

Koszty poniesione przez uznaną organizację producentów w zakresie przygotowania i wdrażania planów produkcji i obrotu mogą być uznane za koszty kwalifikowalne tylko w przypadku, gdy zostały poniesione i zapłacone w okresie wdrażania danego planu. Plany produkcji i obrotu przygotowuje się na dany rok połowowy zaczynający się 1 stycznia i kończący się 31 grudnia.

Koszty poniesione w danym roku połowowym są rozliczane w ramach planu produkcji i obrotu przygotowanego na ten rok.

Oznacza to, że w zakresie operacji obejmującej przygotowanie i wdrażanie planu produkcji i obrotu za rok 2023 kwalifikowalne będą koszty poniesione pomiędzy 1 stycznia a 31 grudnia 2023 r., z zachowaniem limitów dofinansowania na ten rok.

Analogicznie sytuacja wygląda z planem na rok 2024. Koszty poniesione pomiędzy 1 stycznia a 31 grudnia w roku 2024 będą rozliczane w zakresie planu produkcji i obrotu przygotowanego na ten rok. Nie kwalifikują się do przedmiotowego dofinansowania koszty przygotowania i wdrażania planu produkcji i obrotu za dany rok połowowy poniesione i zapłacone po dniu 31 grudnia tego roku, tj. po zakończeniu wdrażania tego planu.

Pytanie 5

W jakiej formie będzie przyznawana pomoc na przygotowanie i wdrażania planów produkcji i obrotu w zakresie obejmującym koszty:

- usług prawniczych - usługi prowadzone przez firmy / kancelarie;

- usług księgowych prowadzone przez biura rachunkowe;

- usług doradczych i konsultingowych świadczonych przez firmy?

Czy ww. koszty będą finansowane w formie zwrotu kosztów kwalifikowalnych w wysokości do 75% tych kosztów, o którym mowa w § 19 ust. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie Priorytetu 2 (1)?

Czy też ww. koszty będą finansowane w formie finansowania na podstawie stawek jednostkowych w wysokości 6680 zł za miesiąc pracy jednej osoby, jednak nie więcej niż 360 720 zł rocznie, zwiększonej o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 94 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1251 z późn. zm.) – w wysokości 75% stawki jednostkowej, zgodnie z § 19 ust. 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie Priorytetu 2 (1)?

Wskazane rodzaje kosztów podlegają dofinansowaniu w formie zwrotu kosztów kwalifikowalnych w wysokości do 75% tych kosztów.

 Regulacje prawne:
(1) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 19 października 2023 r. w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i wypłaty pomocy finansowej na realizację operacji w ramach Priorytetu 2. Wspieranie zrównoważonej działalności w zakresie akwakultury oraz przetwarzania i wprowadzania do obrotu produktów rybołówstwa i akwakultury, przyczyniając się w ten sposób do bezpieczeństwa żywnościowego w Unii objętego Programem Fundusze Europejskie dla Rybactwa na lata 2021-2027 oraz wysokości tej pomocy.

Pytania i odpowiedzi IZ - 2.4 Organizacje producentów  (PDF 201 KB)

Pytanie 6 

Na jakich zasadach finansowane są koszty osobowe związane z przygotowaniem i wdrażaniem planów produkcji i obrotu?

1)   Pomoc finansowa w ramach działania 2.4 Organizacje producentów jest skierowana w szczególności do uznanych organizacji producentów ryb na przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu (ppio).
Zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie Priorytetu 21 pomoc na przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu, przyznaje się w formie:
a) zwrotu kosztów kwalifikowalnych w wysokości do 75% tych kosztów,
b) finansowania na podstawie stawek jednostkowych w wysokości 6680 zł za miesiąc pracy jednej osoby, jednak nie więcej niż 360 720 zł rocznie, zwiększonej o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 94 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1251, 1429 i 1672) - w wysokości 75% stawki jednostkowej.

Jeśli chodzi o zagadnienie kwalifikowalności i rozliczania wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu należy zwrócić uwagę na następujące kwestie.

Pomoc w ramach przedmiotowego działania przyznawana jest podmiotom będącym mikro,- małym lub średnim przedsiębiorstwem.
W definicji MŚP określonej w Załączniku I do rozporządzenia Komisji (UE) 2022/24732 jednym z kryterium oceny czy dane przedsiębiorstwo można uznać za MŚP jest kryterium zatrudnienia. Kryterium to obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze pracy oraz w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracowników zatrudnionych na czas określony oraz pracowników sezonowych.

W skład zatrudnionych wchodzą:
-pracownicy, o których mowa w ustawie Kodeks pracy3 (tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę),
-osoby pracujące dla przedsiębiorstwa, które zostały do niego oddelegowane i są uważane za pracowników na podstawie ustawy Kodeks pracy,
-właściciele-kierownicy,
-wspólnicy prowadzący regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiący z niego korzyści finansowe.

Koszty wynagrodzenia ww. osób, zaangażowanych w przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu (ppio), przedstawione do refundacji przez uznaną organizację producentów ryb, powinny być wyliczone na podstawie stawek jednostkowych (wskazanych w § 19 ust. 6 pkt 1 lit  b) ww. rozporządzenia wykonawczego).

W takim przypadku, wysokość dofinansowania jest ograniczona limitem stawki jednostkowej dla jednej osoby za miesiąc pracy, która wynosi 6680 zł oraz roczną kwotą limitu w ramach operacji, która stanowi nie więcej niż 360 720 zł. Oznacza to, że maksymalna ilość stawek jednostkowych wynosi 54 (360 720 zł/6680 zł), co odpowiada maksymalnie 4,5 etatu / miesiąc. Natomiast nie zostało określone ilościowe ograniczenie co do maksymalnej liczby osób wykonujących pracę na rzecz ppio.
Biorąc pod uwagę powyższe konieczne jest aby wnioskodawca określił ilość osób (przy czym na etapie wniosku o dofinansowanie nie jest konieczne wskazywanie konkretnych osób) oraz liczbę stawek jednostkowych, w oparciu o które finansowane są koszty wynagrodzenia osób wykonujących pracę związaną z przygotowaniem i wdrażaniem ppio.
Wskazane powyżej informacje powinny zostać udokumentowane, poprzez złożenie przez wnioskodawcę oświadczenia w tym zakresie. Należy zwrócić uwagę, że informacje zawarte w oświadczeniu będą przedmiotem kontroli na etapie rozliczania projektów.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w zakres obowiązków ww. osób powinny wchodzić zadania związane z ppio niezależnie od tego czy jest to praca wyłącznie na rzecz ppio czy dodatkowa. Jednocześnie, w przypadku gdy dana osoba w ramach swoich obowiązków wykonuje nie tylko zadania związane z ppio, kwota przedstawionych do refundacji kosztów wynagrodzenia powinna być wyliczona jako odsetek stawki jednostkowej. Przykładowo, miesięczne zaangażowanie jednej osoby na rzecz ppio to 50% czasu pracy tej osoby. Oznacza to, że wartość kosztów kwalifikowalnych wynosi 3340 zł (50%*6680 zł). Dokładna informacja na temat zaangażowania poszczególnych osób w prace na rzecz ppio powinna być wskazana w ww. oświadczeniu wnioskodawcy.

2) W przypadku osób, które nie zostały wymienione w pkt. 1 (np. wykonujących pracę na podstawie umów cywilno-prawnych, kontraktów menadżerskich, czy prowadzących działalność gospodarczą, itp.) finansowanie kosztów ich wynagrodzenia z tytułu pracy na rzecz ppio nie jest możliwe na podstawie stawek jednostkowych. Niemniej, koszty takie mogą zostać uwzględnione i rozliczone jako koszty kwalifikowalne. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku podmioty te, zaangażowane w przygotowanie i wdrażanie planów produkcji i obrotu (ppio),  nie mogą być powiązane z beneficjentem, a ich wybór powinien się odbywać zgodnie z zasadami konkurencyjnego wyboru wykonawców.

3) Zwracamy uwagę, że w ramach jednego wniosku o dofinansowanie możliwe jest finansowanie kosztów osobowych związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ppio zarówno w oparciu o stawki jednostkowe (w sytuacji opisanej w pkt. 1)  jak i zwrot kosztów kwalifikowalnych (w sytuacji opisanej w pkt. 2). W takim przypadku należy pamiętać, że niedopuszczalna jest sytuacja, aby koszty realizacji tych samych zadań  były przedstawiane do dofinansowywania zarówno w oparciu o koszty kwalifikowalne (§ 19 ust. 6 pkt 1 lit.  a rozporządzenia wykonawczego) jak i w oparciu o stawki jednostkowe (§ 19 ust. 6 pkt 1 lit  b rozporządzenia wykonawczego), gdyż oznaczałoby to podwójne dofinansowanie tych samych kosztów.

Regulacje prawne:
(1) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 19 października 2023 r. w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i wypłaty pomocy finansowej na realizację operacji w ramach Priorytetu 2. Wspieranie zrównoważonej działalności w zakresie akwakultury oraz przetwarzania i wprowadzania do obrotu produktów rybołówstwa i akwakultury, przyczyniając się w ten sposób do bezpieczeństwa żywnościowego w Unii objętego Programem Fundusze Europejskie dla Rybactwa na lata 2021-2027 oraz wysokości tej pomocy(2) Rozporządzenie Komisji (UE) 2022/2473 z dnia 14 grudnia 2022 r. uznające niektóre kategorie pomocy udzielanej przedsiębiorstwom prowadzącym działalność w zakresie produkcji, przetwórstwa i wprowadzania do obrotu produktów rybołówstwa i akwakultury za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 327 z 21.12.2022, str.82)(3) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).

Pytanie 7

Kwalifikowalność kosztów (wydatków) zarządu beneficjenta lub operacji na tle stosowania Wytycznych dotyczących udzielania zamówień w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rybactwa na lata 2021-2027.

Wytyczne określają warunki i sposób postępowania przy udzielania zamówień, w tym zachowanie zasady konkurencyjności (konkurencyjnego trybu wyboru wykonawcy), a także wymogi dokumentowania podejmowanych czynności oraz sposób ustalania i wartość korekt finansowych za nieprawidłowości związane z udzielaniem zamówień w związku z realizacją operacji w ramach programu.

Zasady konkurencyjnego wyboru wykonawcy nie stosuje się więc, gdy nie mamy do czynienia z zamówieniem, a więc odpłatną umową pomiędzy zamawiającym (beneficjentem lub wnioskodawcą udzielającym zamówienia) a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w ramach realizacji operacji.

Zgodnie z wytycznymi, co do zasady zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Wyjątki od tej reguły zostały określone w ust. 9 Rozdziału V.3 Wybór wykonawcy wytycznych, zgodnie z którymi dopuszcza się wybór wykonawcy będącego podmiotem powiązanym osobowo i kapitałowo z zamawiającym wyłącznie w przypadku, gdy nie otrzyma on żadnej oferty w dwóch kolejnych postepowaniach o udzielenie zamówienia lub w wyniku prawidłowego wypełnienia obowiązku ponownego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia wpłynęły tylko oferty podlegające odrzuceniu, co należy pisemnie uzasadnić i udokumentować (pozostawienie śladu rewizyjnego).

Zawarcie umowy z podmiotem powiązany kapitałowo lub osobowo z powyższych względów wymaga zgody Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (dalej: „ARiMR”), która potwierdza, na uzasadniony pisemny wniosek zamawiającego, wystąpienie przesłanek do jej zawarcia.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć wzajemne powiązania między beneficjentem, zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w ich imieniu lub osobami wykonującymi w ich imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie udzielenia zamówienia i wyboru wykonawcy, w tym personelem operacji, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego, kontrolnego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, w tym pełnomocnika uprawnionego do reprezentowania wnioskodawcy lub beneficjenta w postępowaniu o przyznanie lub wypłatę pomocy;

4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Zgodnie z ust. 6 rozdziału V. Zasada konkurencyjności wytycznych, zasady konkurencyjności nie stosuje się w następujących przypadkach:

1) zamówień, których szacunkowa wartość wynosi poniżej 50.000 zł netto;

2) zamówień udzielanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych;

3) zamówień, w których wybór wykonawców nastąpi w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (dobrowolne stosowanie przepisów tej ustawy);

4) wydatków rozliczanych w sposób inny niż zwrot kosztów kwalifikowalnych;

5) zamówień, które mogą być realizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:

    a) brakuje konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze – istnieje tylko jeden wykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie albo

    b) przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej - o ile istnieje inne możliwe rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania kryteriów zamówienia;

6) zamówień, których przedmiotem są umowy z zakresu prawa pracy;

7) zamówień, których przedmiotem są koszty transferu wiedzy i technologii;

8) zamówień, których przedmiotem są usługi kurierskie lub pocztowe;

9) wniesienie nakładów rzeczowych.

Mając zatem na uwadze powołane regulacje, jeśli zarząd spółki sam sobie udziela zamówień, istnieje powiązanie osobowe (tożsamość osoby/osób – zarządu lub prokurenta będących jednocześnie wykonawcą/-ami zamówienia) i taki koszt z uwagi na powiązanie osobowe, a także z uwagi na brak zastosowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawcy nie może zostać uznany za kwalifikowalny i albo nie zostanie rozliczony albo będzie podlegał zwrotowi.

Oczywiście zasady konkurencyjnego trybu wyboru wykonawcy zamówienia nie należy stosować do wyboru i powołania przez wspólników spółki (beneficjenta, wnioskodawcy) organów zarządzających (zarząd, prokurent) lub nadzoru (rada nadzorcza), o czym w dalszej części. Nie mamy bowiem w takim przypadku do czynienia z zamówieniem w rozumieniu wytycznych.

Kwalifikowalności kosztów (wydatków) zarządu beneficjentem lub operacją determinowana jest przede wszystkim przepisami prawa, w tym rozporządzeń wykonawczych do ustawy, a więc czy dany koszt zarządu beneficjentem czy operacją może być poniesiony w formie zwrotu wydatków kwalifikowalnych, czy w formie wydatków rozliczanych w sposób inny niż zwrot kosztów kwalifikowalnych, czy może być rozliczany jako koszt pośredni operacji.

Jeśli zgodnie z przepisami rozporządzeń wykonawczych do ustawy koszt może być poniesiony w formie wydatków rozliczanych w sposób inny niż zwrot kosztów kwalifikowalnych, to podlega on wyłączeniu ze stosowania wytycznych.

Również koszt zamówienia, którego przedmiotem jest nawiązanie stosunku pracy (umowy o pracę) nie podlega wytycznym.

Odnosząc się do kwalifikowalności kosztów (wydatków) zarządu beneficjentem lub operacją, istotnym wydaje się również przywołanie jaką rolę i funkcje w spółkach kapitałowych, a więc również w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, pełni zarząd oraz na podstawie jakich stosunków prawnych może go sprawować.

Zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością został uregulowany w art. 201 i następnych ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeksu spółek handlowych (Dz. U. z 2024r. poz. 18, z późn. zm.) (dalej: „KSH”).

Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę (art. 201 § 1 KSH). Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków (art. 201 § 2 KSH). Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona (art. 201 § 3 KSH). Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 201 § 4 KSH). Uchwała wspólników lub umowa spółki może określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu (art. 201 § 5 KSH). Uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń. Wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu (art. 2031 KSH). Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (art. 202 § 1 KSH).

Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników. Nie pozbawia go to roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu (art. 203 § 1 KSH). Umowa spółki może zawierać inne postanowienia, w szczególności ograniczać prawo odwołania członka zarządu do ważnych powodów (art. 203 § 2 KSH).

Zgodnie z zasadami ogólnymi w zakresie reprezentacji spółki, jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta (art. 205 § 1 i 2 KSH).

Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.

Zgodnie ze wskazanymi przepisami, co do zasady członek zarządu jest powoływany uchwałą wspólników. Umowa spółki może jednak stanowić inaczej. Jest to najbardziej klasyczny sposób wyłaniania organu zarządzającego spółką, natomiast zdecydowanie nie jedyny.

Zawarcie odrębnej, poza powołaniem, umowy - umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej - ma na celu przede wszystkim doprecyzowanie praw i obowiązków członka zarządu, m. in. zasad wynagradzania czy przysługujących mu przywilejów. Zawarcie umowy może być też determinowane kwestiami podatkowymi i z zakresu ubezpieczenia społecznego w ramach stosunku prawnego członków zarządu ze spółką.

Sama uchwała o powołaniu członka zarządu implikuje powstanie stosunku organizacyjnego, uregulowanego w kodeksie spółek handlowych pomiędzy członkiem zarządu a spółką. We wskazanej uchwale albo w odrębnej uchwale ustalającej wysokość wynagrodzenia dla członka zarządu, wspólnicy określają konkretną wysokość wynagrodzenia lub warunki jego obliczenia (np. uzależnione od wyników finansowych spółki), lub mogą przyznać inne świadczenia dodatkowe mające związek z pełnioną funkcją. Nie jest obligatoryjnym zawieranie umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością.

Członek zarządu może być więc zatrudniony na podstawie umowy o pracę (być pracownikiem). Co ważne, nie jest możliwe ustanowienie członka zarządu tylko na podstawie samej umowy o pracę. Powołanie oraz umowa o pracę są to dwa odrębne stosunki i istnieją niezależnie od siebie. Zawarcie umowy stanowi oddzielną, niezależną czynność, mającą charakter fakultatywny. Może ona zostać zawarta w dniu powołania lub później, w zależności od intencji stron. Ponadto rodzaj pracy wykonywany na podstawie umowy o pracę nie może być tożsamy z obowiązkami członka zarządu wynikającymi z regulacji KSH, czyli prowadzenie spraw spółki i jej reprezentacji, lecz musi dotyczyć sprawowania innych obowiązków. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na art. 203 § 1 KSH, zgodnie z którym odwołanie członka zarządu mocą uchwały zgromadzenia wspólników nie pozbawia go roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu.

Z członkiem zarządu, niezależnie od aktu powołania go do pełnienia funkcji w zarządzie, może być również zawarta jedna z umów cywilnoprawnych: np. umowa zlecenie, kontrakt menedżerski czy jeszcze inny typ umowy nienazwanej. Regulacje dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych zawarte zostały w ustawie z dnia 23 kwietnia 1694 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061, z późn. zm.).

Analogiczna sytuacja może mieć miejsce z prokurentem, w przypadku zarządu wieloosobowego. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu (art. 208 § 6 KSH). Odwołać prokurę może każdy członek zarządu (art. 208 § 7 KSH). Z prokurentem, niezależnie od aktu powołania, może być również zawarta umowa o pracę lub jedna z umów cywilnoprawnych: np. umowa zlecenie, kontrakt menedżerski czy jeszcze inny typ umowy nienazwanej. Zawarcie umowy ma na celu przede wszystkim doprecyzowanie praw i obowiązków prokurenta, m. in. zasad wynagradzania czy przysługujących mu przywilejów. Zawarcie umowy może być też determinowane kwestiami podatkowymi i z zakresu ubezpieczenia społecznego w ramach stosunku prawnego prokurenta ze spółką. Zawarcie umowy nie jest obligatoryjne.

Zarówno członkowie zarządu, jak i prokurenci, regulujący swoje stosunki prawne ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych mają często zarejestrowane jednoosobowe działalności gospodarcze pod nazwą: Doradztwo Jan Kowalski, Jan Kowalski doradztwo, Doradztwo gospodarcze Jan Kowalski. Jan Kowalski doradztwo gospodarcze.

Fakt przyjętej nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej nie determinuje oceny kwalifikowalności kosztu w ramach programu.

Kwalifikowalność kosztu determinuje natomiast tytuł prawny poniesionego przez beneficjenta kosztu, a więc czy koszt ten został poniesiony przez beneficjenta, jako koszt organów zarządzających spółką (zarządu wieloosobowego, w tym prokurenta) czy na podstawie dodatkowych zleconych takim podmiotom przez spółkę czynności.

Jeżeli bowiem beneficjent (spółka) ponosi koszt zarządu beneficjentem lub operacją na podstawie ww. umów doprecyzowujących obowiązki podmiotów wykonujących na rzecz beneficjenta czynności związane z nawiązanym stosunkiem prawnym uzupełniającym powołanie do pełnienia funkcji członka zarządu beneficjenta lub jego prokurenta, to taki koszt nie powinien podlegać wytycznym, bowiem nie mamy do czynienia z zamówieniem. Nawiązany stosunek cywilnoprawny (stosunek pracy podlega wyłączeniu przedmiotowemu) z członkiem zarządu lub prokurentem nie stanowi bowiem zamówienia związanego z realizację operacji, lecz jest emanacją praw wspólników spółki w zakresie swobody wyłonienia organów zarządzania spółką i może nastąpić zarówno przed zawarciem umowy o dofinansowanie, jak i po jej zawarciu.

Jeśli natomiast koszt taki jest kosztem wydatkowanym na podstawie dodatkowego stosunku prawnego całkowicie niezależnego od pełnionych funkcji w organie zarządzającym spółki, to mamy do czynienia z zamówieniem i będą wówczas miały zastosowanie wytyczne, a także podlega on zasadzie ogólnej nieudzielania zamówień podmiotom powiązany osobowo i kapitałowo z zamawiającym, a osoba członka zarządu lub prokurenta udzielająca sama sobie zamówienia wypełnia niewątpliwie tę przesłankę i taki koszt nie może zostać uznany za kwalifikowalny.

W sytuacji bowiem, gdy zarząd spółki lub prokurent, oprócz pełnionych funkcji w zarządzie spółką, nawiązali ze spółką dodatkowe stosunki prawne zarządzania czy doradztwa gospodarczego, to takie zamówienia podlegają wytycznym, a przez to - co do zasady - wyłączeniu z kwalifikowalności takich kosztów, jako poniesionych z naruszeniem wytycznych, a więc albo osobom powiązanym osobowo ze spółką (zarząd udziela samemu sobie dodatkowych świadczeń) albo bez wymaganego wytycznymi przeprowadzenia konkurencyjnego wyboru wykonawcy takich zamówień (świadczeń).

Istotnym zatem jest rzetelne i zgodne z przepisami prowadzenie dokumentacji finansowej spółki i rozróżnienie czy praca/czynności świadczone w ramach realizacji operacji przez członków zarządu spółki lub prokurenta wchodzą w zakres wykonywanych przez nich funkcji prezesa zarządu lub prokurenta, czy są dodatkowym, odrębnym od tego stosunku prawnego świadczeniem, nawet związanym z realizacją operacji, do których zastosowanie mają wytyczne.

W przypadku przedkładania do rozliczenia kosztów (dokumentów, faktur, rachunków), które nie mogą być uznane za kwalifikowalne, to zarząd spółki lub prokurent ponoszą odpowiedzialność wobec spółki, w tym również za działanie na jej szkodę. W sytuacji zatem, gdy zarząd spółki lub prokurent przedstawi do rozliczenia dokumenty finansowe potwierdzające wykonanie czynności z naruszeniem zasad wydatkowania środków w ramach programu, a wiec z naruszeniem wytycznych, to ponosi wobec spółki odpowiedzialność za ich rozliczenie lub zwrot.

W takiej sytuacji bowiem, nawet jeśli środki zostały beneficjentowi (spółce) wypłacone, ale późniejsze czynności kontrolne wykażą nieprawidłowość w ich przedłożeniu do rozliczenia lub niekwalifikowalność, to spółka będzie zobowiązana do ich zwrotu, wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych od dnia ich wypłaty do dnia ich zwrotu. Spółka ma wówczas prawo dochodzić roszczeń od zarządu lub prokurenta, którzy nie wykonywali swych funkcji zgodnie z przepisami prawa i nie zadbali o interes spółki, w tym do odpowiedzialności za działanie na szkodę spółki. Z kolei instytucja która zawarła umowę o dofinansowanie z beneficjentem, w sytuacji gdy egzekucja wobec beneficjenta okaże się bezskuteczna, może dochodzić roszczeń od członków zarządu, którzy w tym czasie ten zarząd spółką sprawowali (odpowiedzialność osób trzecich).